Inför och under ditt utbyte – när du är antagen

Du kommer att få information via mejl om vilka dokument som behöver fyllas i och när dessa ska laddas upp/fyllas i. Det är en hel del administrativt arbete inför utbytesstudier och det krävs att du som student sätter dig in i processen och tar ansvar så att du inte missar något.

För dig om ska åka inom Europa – utbytesprogrammet Erasmus+

Nedan gäller för dig som ska åka inom Europa:

• Läs noggrant checklistan för utbytesstudier genom Erasmus.
• Fyll i en Study plan med kurser och skicka via mejl till utbildningssekreteraren. Mall för Study plan hittar du nedan under "Blanketter och manualer"
• När din Study Plan har godkänts av utbildningssekreteraren är det dags att fylla i Online Learning Agreement i MoveOn-portalen. Nedan under "Blanketter och manualer" hittar du också en manual för hur du fyller i ditt Online Learning Agreement (OLA). ISCED-koderna finns i Sökportalen
• Arrival and departure form skickar du in när du är på plats på partnerlärosätet, och när du lämnar.

Formulär som du behöver fylla i finns i MoveOn. Detta gäller  som rör Erasmus-utbytet har vi samlat i en och samma portal: Erasmus-portal.

För dig som ska åka utanför Europa – utbytesprogrammet Global Exchange

• Study plan – underlag. Fyll i ett underlag med kurser och skicka via mejl till utbildningssekreteraren
• Överenskommelseblankett (Agreement between Chalmers and students admitted to an exchange program)

Alla formulär i MoveOn som rör utbytet (inklusive utbyten till Schweiz) har vi samlat i en och samma portal: MoveOn-portal.

Visum

För att kunna studera i vissa länder krävs ett visum (för länder utanför EU/ESS). Du kommer att få information från partneruniversitet om hur och när du ska ansöka om detta. Det är viktigt att du följer instruktioner och skickar in ansökan för visum i tid. Är du internationell student så kan du behöva visum även för studier inom EU/ESS, i så fall bör du kontakta migrationsverket för hjälp med att säkerställa vad som gäller i ditt specifika fall.

Försäkring

Du är försäkrad genom Chalmers under ditt utbyte och då gäller Kammarkollegiets försäkring Student UT. Försäkring gäller två veckor före terminsstart och två veckor efter terminens slut. Den gäller också 24 timmar om dygnet. Viktigt att veta är att den endast gäller i det land du studerar i så om du planerar att resa runt måste du ha en kompletterande försäkring (som du får ordna själv). Här kan du läsa mer om försäkringen Student UT och vad den täcker:

Kammarkollegiets försäkring Student UT

Finansiering/CSN

Studenter som åker på utbyte inom Europa genom utbytesprogrammet Erasmus+ får ett bidrag från Erasmus+ programmet. För att få bidraget krävs att de efterfrågade dokumenten är uppladdade och inskickade korrekt. Bidraget varierar beroende på destination för själva utbytet samt aktuell termin, men ligger på ungefär 510-560 euro per månad. Stipendiebeloppet beräknas på antal dagar du fysiskt är på plats i värdlandet och studerar.

Läs mer om UHR/Erasmus+

Studenter som åker på utbyte utanför Europa genom utbytesprogrammet Global Exchange tilldelas ett bidrag från Chalmers. För en termin ligger beloppet på 15.000 kronor och för ett år ligger beloppet på 30.000 kronor.

Du kan ansöka om CSN för studier utomlands, detta görs direkt via CSN:s hemsida. Om du har frågor kring CSN och utbytesstudier så ska du ta dessa direkt med CSN. Bidraget från Erasmus+ eller direkt från Chalmers ska inte tas upp som en inkomst när du fyller i blanketten från CSN.

För dig som ska på utbyte till Schweiz: du som åker på utbyte till ETH Zürich eller EPF Lausanne kommer få Erasmusstipendiet. Om du åker till någon av våra andra partners i Schweiz gäller inte Erasmusstipendiet, i stället får du samma stipendiebelopp som de som åker inom Global Exchange. Mer information får du via din koordinator efter att du är antagen till ett utbyte. 

Extra finansiering inom Erasmus+ programmet för inkludering av studenter med färre möjligheter samt för grönt resande

Erasmus+ programmet ämnar till att ge fler studenter möjligheten att åka på utbyte. Därför finns det extra stipendium att söka för dig som har en funktionsnedsättning, har barn eller har eller har haft flyktingstatus eller status som alternativt skyddsbehövande i Sverige. Du kan även få extra stipendium om du reser grönt till utbytesdestinationen.

Extra stipendium för dig med dokumenterad funktionsnedsättning, barn eller flyktingstatus/status som alternativt skyddsbehövande (top-up)

Utöver det vanliga Erasmusstipendiet kan du som har en dokumenterad funktionsnedsättning, har barn eller har eller har haft flyktingstatus eller status som alternativt skyddsbehövande i Sverige ansöka om att få extra stipendium om 250 euro per månad.

Har du en dokumenterad funktionsnedsättning behöver du kunna stödja detta genom att kunna visa upp ditt Nais-besked du fått när du ansökt om pedagogiskt stöd på Chalmers alternativt beslut om stöd från kommunen. Har du barn (oavsett om barnet följer med på utbytet) så behöver du kunna visa upp ett familjebevis från Skatteverket. Har du en tidigare eller pågående flyktingstatus i Sverige (enligt flyktingkonventionen) eller som alternativt skyddsbehövande (enligt nationella regler), behöver du kunna styrka detta genom att visa upp beslut från Migrationsverket.

För att kunna ta del av det extra stipendiet behöver du ansöka om det i MoveOn i samband med att du ansöker om Erasmus+ stipendiet.

Tilläggsbidrag för begränsade möjligheter att delta i utbyte (inkluderingsstöd)

Om du har merkostnader som uppstår i samband med din utlandsvistelse som inte täcks av det extra stipendiebeloppet så kan du dessutom ansöka om ett tilläggsbidrag för faktiska kostnader. Detta gäller dig som har begränsade möjligheter att delta i utbytesverksamhet och att ett utbyte innebär extra kostnader för dig.

Du kan ansöka om både extra stipendium (top-up) samt tilläggsbidraget (inkluderingsstöd). Tilläggsbidraget kan täcka de ökade kostnaderna som Chalmers eller du som student får och som inte finansieras på annat sätt. Det kan vara till exempel anteckningsstöd, transporter, anpassat undervisningsmaterial, anpassat boende, assistent/medföljare, vård eller liknande i värdlandet.

Hör av dig till Erasmus+ ansvarig på Chalmers (erasmus@chalmers.se) om du vill diskutera möjligheten att söka inkluderingsstöd. Inför ansökan diskuterar vi tillsammans det individuella behovet av stödåtgärder tillsammans med samordnaren för pedagogiskt stöd.

Extra stipendium för grönt resande

Du som reser grönt till- och från värduniversitetet kan få extra stipendium om en engångssumma på 50 euro samt upp till fyra extra stipendierade resdagar. Grönt resande räknas enligt EU som tåg, buss eller samåkning (med minst två personer i bilen). Du behöver kunna visa upp kvitton efter utbytets slut för att ta del av det extra stipendiet för grönt resande. Du ansöker om extra stipendium för grönt resande i MoveOn i samband med att du ansöker om Erasmus+ stipendiet.

Stöd för dig med funktionsnedsättning

Kontakta samordnaren för pedagogiskt stöd på Chalmers som hjälper dig med att utfärda ett intyg med information om vilket stöd du får på Chalmers idag. Detta behöver du sedan skicka till partneruniversitet för att säkerställa att du får rätt hjälp under ditt utbyte.

Du har själv ansvar för att ordna annat stöd som du kan ha behov av såsom ledsagning, transporter, sjukgymnastik, psykolog, rullstol eller personlig dator med anpassade program eller andra personliga hjälpmedel.

Här finns en checklista, sammanställd av samordnaren för pedagogiskt stöd på Chalmers, för dig som ska åka på utbyte och har en funktionsnedsättning.