När du har tackat ja till din utbytesplats är det dags att påbörja förberedelserna inför din avresa. För att ditt utbyte ska bli så lyckat som möjligt är det viktigt att du sätter dig in i processen i god tid och tar eget ansvar för de olika stegen. Här hittar du samlad information om allt från nomineringsprocessen och din studieplanering, till viktiga detaljer kring visum, försäkringar, CSN och stipendier.
Nominering och ansökan till partnerlärosätet
Efter att du har blivit tilldelad en utbytesplats nomineras du formellt till partnerlärosätet av din internationella koordinator på Chalmers.
När nomineringen är klar kontaktar partnerlärosätet dig direkt via e-post. De skickar instruktioner om hur du gör din ansökan samt information om kursval, eventuell visumansökan (för utbyten utanför Europa) och boende.
Deadlines varierar mellan olika universitet. Vanligtvis sker nomineringen under vårterminen för utbyten på hösten och under höstterminen för utbyten på våren.
Studieplanering och kursval
Du ansvarar själv för att ta fram förslag på kurser under ditt utbyte. Kursinformation hittar du på partnerlärosätets webbplats eller i den kurskatalog du får efter nomineringen. Ett bra tips är att läsa tidigare studenters reserapporter i Sökportalen för att se vilka kurser andra studenter har läst.
Läs tidigare studenter reserapporter i Sökportalen
Så fyller du i din Study Plan
Alla studenter ska ta fram en studieplan (Study Plan) i en Excel-mall. Studieplanen ligger till grund för att dina kurser ska kunna bedömas och tillgodoräknas efter utbytet.
Fyll i Excel-mallen
Ladda ner mallen och fyll i kursnamn, kurskod och antal poäng (lokala poäng/credits) från partnerlärosätet.
Viktigt: Du måste ange en direktlänk till kursbeskrivningen för varje kurs. Det räcker inte att ange en kurskod då Chalmers behöver kunna bedöma kursens innehåll och nivå.
Skicka in din Study Plan
Spara filen och skicka den till din utbildningssekreterare för godkännande.
Viktigt: Din Study Plan måste skickas in senast tre veckor före partnerlärosätets sista ansökningsdag för att den ska hinna behandlas i tid.
Kontakta rätt person vid frågor
Är du osäker på vem du ska kontakta? Sök upp utbildningssekreteraren för ditt program.
Om du åker på utbyte under ditt första år på ett masterprogram ska du kontakta utbildningssekreteraren för det nya masterprogrammet, inte utbildningssekreteraren för ditt tidigare kandidatprogram.
Programspecifika dokument (Erasmus+ / Global Exchange)
Beroende på om ditt utbyte sker inom eller utanför Europa behöver du fylla i olika obligatoriska dokument. Samtliga blanketter och avtal som krävs för ditt utbyte hittar du i MoveOn-portalen.
Visum och praktiska förberedelser
Visum
Om du ska studera utanför EU/EES, eller i vissa fall i länder som Storbritannien, kan du behöva ansöka om visum eller uppehållstillstånd före avresa. Du ansvarar själv för att ta reda på vilka regler som gäller och för att göra din ansökan. Aktuell information om krav och ansökningsprocess hittar du hos det aktuella landets ambassad eller myndighet.
Vanligtvis kan du inte ansöka om visum förrän du har fått ditt officiella antagningsbesked från partneruniversitetet. Handläggningstiderna kan vara långa, ibland flera veckor, så påbörja processen så snart som möjligt.
Särskilda regler kan även gälla för vissa studier inom EU. Kontakta Migrationsverket i god tid om du behöver information om vad som gäller för din situation.
Läs mer om vad som gäller på migrationsverket.se
Resesäkerhet och hälsa
Inför ditt utbyte behöver du förbereda dig för en trygg vistelse utomlands. Här hittar du viktig information om resesäkerhet, hälsa och sjukförsäkring.
Försäkring under utbytet (Student UT)
Som utresande utbytesstudent från Chalmers omfattas du automatiskt av den statliga försäkringen Student UT via Kammarkollegiet. Ditt försäkringsbevis skickas digitalt till dig efter att du har tilldelats en utbytesplats.
Ekonomi och finansiering
Under din utbytesperiod betalar du ingen studieavgift till värduniversitetet. Om du betalar studieavgift till Chalmers fortsätter du att göra det som vanligt under utbytestiden.
Studiemedel från CSN
Du kan ansöka om studiemedel från CSN för utlandsstudier om du uppfyller CSN:s villkor för studiemedel. Rätten till studiemedel kan bero på exempelvis ditt medborgarskap och din uppehållsstatus.
När du ansöker anger du att studierna genomförs utomlands och fyller i utbytesperiodens exakta start- och slutdatum. Observera att stipendier från Chalmers eller Erasmus+ inte räknas som inkomst och därför inte påverkar ditt studiemedel.
Viktigt tips för höstutbyten: Om du ska vara på utbyte under höstterminen rekommenderar vi att du ansöker om CSN för både höst- och efterföljande vårtermin samtidigt. Annars finns det risk för ett glapp i utbetalningarna under våren, eftersom det kan ta tid innan dina utlandspoäng har handlagts och registrerats i Ladok efter hemkomsten.
Läs mer om studiemedel och villkoren för CSN
Chalmers Global Exchange-stipendium (Utanför Europa)
Studenter som genomför ett utbyte utanför Europa inom Global Exchange får ett stipendium från Chalmers. Beloppen är:
En termin: 25 000 SEK
Ett helt läsår: 50 000 SEK
För utbyten till Schweiz gäller att studenter vid ETH Zürich och EPFL Lausanne får Erasmusstipendium, medan övriga schweiziska universitet omfattas av Global Exchange-stipendiet.
Erasmus+ stipendium (Inom Europa)
Om du genomför ett utbyte inom Erasmus+ kan du få ett stipendium som ekonomiskt stöd under din utbytesperiod. Stipendiet beräknas per dag baserat på din faktiska studietid, inklusive eventuella obligatoriska introduktionsveckor.
Stipendiet betalas ut i två delar: cirka 70 procent före avresa och resterande del efter hemkomst, när alla obligatoriska dokument har lämnats in.
Nedan hittar du information om aktuella stipendiebelopp per land samt eventuella extra tillägg inom Erasmus+.
Asia Magazine för utbyte i Asien
Om du genomför ditt utbyte i Asien förväntas du bidra med en artikel till Asia Magazine, en publikation som drivs av Chalmers International Taiwan Office (CITO). Artiklarna syftar till att dela studenters erfarenheter och inspiration från utbyten i Asien.
Studenter som genomför sitt utbyte vid National Yang Ming Chiao Tung University (NYCU) i Taiwan förväntas dessutom bidra aktivt till tidskriftens produktion på plats.
CITO kontaktar dig med mer information inför avresan.
Stöd vid funktionsnedsättning
Om du har en funktionsnedsättning eller behov av pedagogiskt stöd finns det möjlighet att få anpassningar under ditt utbyte. För att säkerställa att rätt stöd kan ordnas vid ditt värduniversitet bör du planera detta i god tid och följa stegen nedan.
Kontakt