Så kan revisioner addera värde utöver att kontrollera efterlevnad av en standard

​I sin doktorsavhandling visar Jan Lenning hur revision av kvalitetsledningssystem kan förbättras genom att se revisionen som en service, i vad som kallas "Augmented audit service model". Ett av sätten att öka mervärdet är genom att inkludera verksamhetsexperter i revisionsgruppen.

​Vilka utmaningar fokuserar du på i din forskning?

– ISO-standarder för kvalitetsledning, som ISO 9001, har väckt ett stort intresse och ISO 9001 används nu av mer än 1,2 miljoner organisationer världen över. Som en följd av denna stora spridning av ISO-standarderna har interna och externa revisioner blivit en obligatorisk aktivitet hos certifierade organisationerna. Men samtidigt finns signaler om att revisionerna har en negativ association inom många organisationer, eftersom de uppfattas som en kontrollfunktion med fokus på efterlevnad och dokumentation, och dess egentliga värde är omtvistat. Som ett resultat av detta har chefer i olika organisationer börjat efterfråga ökad avkastning på den icke försumbara kostnad som är förknippad med certifiering och revision av ledningssystem. Därför har jag fokuserat min forskning på hur revision av kvalitetsledningssystem  kan förbättras med syfte att skapa mer värde än att enbart säkerställa att kraven i ISO 9001 uppfylls.

Hur har du tagit tag i de här utmaningarna?

– I min forskning studerar jag förändringar i arbetssätt vid revision av kvalitetsledningssystem, och vilka resultaten blir av de här förändringarna. Jag har också studerat förslag på förändringar av revisioner av kvalitetsledningssystem utifrån forskning kring tjänstekvalitet och tjänsteutveckling.

Vilka är de viktigaste resultaten i din forskning? 

– De viktigaste resultaten handlar om tre grundläggande delar som skall adresseras i en utveckling av en tjänst, nämligen: tillgänglighet, interaktion och delaktighet. För det första presenteras flera både enklare, men också mer omfattande förändringar av revisionsmetoderna med syfte att förbättra de reviderades tillgänglighet till revisionstjänsten. Det kan till exempel handla att vara mer kunniga som revisor eller att inkludera verksamhetsexperter i revisionsteamet. Att vara mer kunnig som revisionsteam bidrar också till att kunna förändra fokuset för internrevisionen – till exempel från ett fokus på revision av specifika organisationsenheter till ett fokus på andra delar som processer eller organisationsstrategier vilket visat sig addera värde.

– För det andra, revisorer som är mer anpassningsbara till det operativa sammanhanget stöder en förbättrad interaktion under revisionen. Att inte anpassa revisionen till det aktuella sammanhanget kan påverka ledningens syn på kvalitetsledningssystemet, till exempel en revision med fokus på dokumentation kan befästa ledningens syn att kvalitetsledningssystemet är kostnadsdrivande och saknar strategisk betydelse. Det resulterar i att ledningen sannolikt visar mindre respekt för kvalitetsledning och relaterade aktiviteter, som till exempel revision. 

– För det tredje, de reviderades delaktighet i revisionsprocessen kan öka bland annat genom arbetssätt där man ägnar mer tid i förberedelsefasen inför revisionen, och genom att utse en sponsor från ledningen. Det ökar delaktigheten i processen och möjliggör ett kontinuerligt engagemang från ledningen under hela revisionsprocessen. Att ha den här medverkan från ledningen främjar också en tidig diskussion kring innehåll och fokus för en kommande revision, och skapar möjligheter att koppla revisionen till de strategiska planerna.

Vad hoppas du att din forskning ska leda till?

– Jag hoppas att resultaten av min forskning, det vill säga konkreta förslag på förbättrade revisionsmetoder och modellen för hur revisioner som tjänst kan förbättras , kan stödja chefer och organisationer som ansvarar för olika typer av revisioner i deras ansträngningar att förbättra sina revisionsmetoder, så att deras revisoner i framtiden skapar mer värde än att bara säkerställa kravuppfyllnad.


Textsammanställning: Daniel Karlsson
 
 


Sidansvarig Publicerad: må 07 dec 2020.