Chalmers behandlingar av personuppgifter i detalj

Chalmers verksamheter innebär många anledningar till att behandla personuppgifter. Personuppgiftsbehandlingen sker med olika ändamål och för flera kategorier av registrerade. Som universitet behandlar Chalmers personuppgifter om bland andra studenter, doktorander, forskare, deltagare i studier/forskning, evenemangsbesökare, gäster, jobbsökande, företagspartners och anbudsgivare, alumner samt om andra som av olika anledningar kontaktar universitetet. Information om behandlingar av anställdas personuppgifter ges separat.

För vissa ändamål sker insamling av personuppgifter direkt från dig som registrerad, för andra ändamål hämtar Chalmers och uppdaterar personuppgifter ur offentliga källor som exempelvis Skatteverket eller Centrala studiestödsnämnden (CSN).

Chalmers har identifierat att personuppgiftsbehandlingar förekommer i följande kategorier/grupper: 
  • Studenter
  • Deltagare i forskningsstudie
  • Deltagare vid konferens eller evenemang
  • Besökare till universitetet
  • Jobbsökande
  • Låntagare vid bibliotek
  • Anbudsgivare och andra företagspartners
  • Alumner
  • Donationer
  • I kontakter med universitetet​

Nedan följer en beskrivning av Chalmers olika behandlingar av personuppgifter. Respektive personuppgiftsbehandling återges separat för varje kategori av registrerad. Chalmers har delat upp sina personuppgiftsbehandlingar i tio kategorier nedan. För varje kategori förklaras de aktuella behandlingarnas (i) ändamål, (ii) användning (faktiska behandlingar), (iii) rättsliga grund, (iv) lagringstid, (v) mottagare av uppgifterna och (vi) källa till uppgifterna.

Studenter

Chalmers behandlingar av studenters personuppgifter kan delas upp i fem huvudsakliga ändamål: 
  • För antagning 
  • För administration av studier 
  • För hantering av stipendier 
  • För fullgörande av rättsliga skyldigheter
  • För uppföljning, utvärdering, utveckling och forskning.

Antagning

Ändamål: För att handlägga och administrera antagningsprocessen för studenter till Chalmers tekniska högskola.

Behandlingar: För beslut om antagning av studenter behandlas uppgifter om en students för- och efternamn, personnummer, anmälningsnummer från antagning.se, e-post, folkbokföringsadress, betyg/meriter, eventuella arbetsprover/portfolio, CV, personligt brev samt resultat från intervjuer. För internationella studenter behandlas även passuppgifter för att intyga medborgarskap, uppgifter från språktester och bankkonto.

Rättslig grund: Utförande som uppdragen utbildningsinstitution av högskoleverksamhet av uppgift av allmänt intresse, artikel 6.1 e GDPR.

Lagringstid: Personuppgifter insamlade för antagning behandlas under antagningsprocessen. Vid negativt antagningsbesked gallras uppgifter som inkommit direkt till högskolan efter sex månader. För uppgifter lämnade till antagning.se ansvarar Universitets och högskolerådet (UHR) för gallring. Vid positivt antagningsbesked fortsätter personuppgifterna att behandlas för de tillkommande ändamålen med tillhandahållandet av utbildningsplatsen och därtill nödvändig administration. 

Mottagare av uppgifter: Personuppgifter som samlas in för antagningsprocessen delas med Chalmers studentkår. För internationella studenter delas uppgifter även med Migrationsverket.

Källan till uppgifterna: De personuppgifter som hanteras för antagningsprocessen hämtas i huvudsak från den sökande, Universitets- och högskolerådet (från antagning.se), Sveriges universitets och högskolors gemensamma system Ladok och Skatteverket. För internationella studenter hämtas även uppgifter från Migrationsverket.

Studieadministration

Ändamål: För att administrera studier vid Chalmers tekniska högskola.

Behandlingar: Chalmers använder för- och efternamn samt personnummer för att sammanföra studenter med lärare och andra studenter under en kurs/ett studieprogram. Personuppgifter används samtidigt för att tilldela studenten relevant studiematerial och ge tillgång till universitetets lokaler. Uppgifterna behandlas för att ge kursinformation på Chalmers studentwebbplats. Delade kontaktuppgifter (både privata- och skoluppgifter) används vid behov under utbildningen för kontakter med studenter. Uppgifterna används även för erbjudande av studie- och karriärvägledning, besluta om anmälnings- och studieavgifter, utreda och hantera överklaganden samt på förekommen anledning utreda disciplinärenden eller andra överträdelser. Chalmers behandlar även uppgifter om sjukdom, diagnos och liknande för att tilldela relevanta stödåtgärder till student. Uppgifter hanteras även för utbyten med utländska lärosäten och för beslut om resebidrag och utmärkelser. Personuppgifter hanteras även för att administrera tentamen.

Rättslig grund:  Fullgörandet av utbildningsspecifika åtgärder såsom kurs-/programadministration på fullgörandet av uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning, artikel 6.1 e GDPR. Behandlingar för Chalmers kårobligatorium stöds på fullgörandet av avtalet med studenten, artikel 6.1 b GDPR.

Lagringstid: De personuppgifter Chalmers hanterar för administration av utbildning sparas så länge uppgifterna behövs för den ifrågavarande åtgärden. Personuppgifter nödvändiga för studentadministration sparas så länge studenten är registrerad såsom studerande (eller då studenten har studieuppehåll men avser att fortsätta sina studier vid universitetet). Efter examen upphör studentadministrationen av nödvändiga personuppgifter, men kontaktuppgifter fortsätter att hanteras för skolans alumniverksamhet och uppgifter sparas även för arkiv- och forskningsändamål. 

Beslut om studenter som inte tagit sin utbildningsplats i anspråk sparas men orsaken till beslutet gallras så fort beslutet fattats.

Mottagare av uppgifter: 
Samarbetspartners
Under studietiden delar Chalmers för utbildningsändamålen personuppgifter med andra. Detta sker exempelvis i samband med examensarbete eller andra studentprojekt kopplat till studierna. 

Chalmers studentkår
Chalmers tillämpar kårobligatorium och överför därför personuppgifter till Chalmers studentkår för administrering av en students kårmedlemskap, inpassering i Chalmers lokaler samt eventuella utredningar av oegentligheter och trakasserier under studietiden. Chalmers studentkår behandlar även personuppgifter i syfte att bjuda in till och genomföra studentaktiviteter. Chalmers studentkår är självständiga i sina behandlingar av personuppgifterna och är själva personuppgiftsansvariga för dessa. Chalmers och Chalmers studentkår har till säkerställande av säkerhet och skydd för personuppgifterna ingått datadelningsavtal avseende den överföring av personuppgifter som görs i samarbetet. Chalmers studentkår upplyser studenter om sina personuppgiftsbehandlingar. För frågor om Chalmers överföring till Chalmers studentkår kontakta Chalmers. Kontaktuppgifter finner du i slutet av denna policy.   

Källan till uppgifterna: De personuppgifter som hanteras för studentadministration hämtas i huvudsak från Universitets- och högskolerådet (från antagning.se), Sveriges universitets och högskolors gemensamma system Ladok, och från studenten. Till säkerställande av att insamlade uppgifter är korrekta uppdateras uppgifterna emellanåt mot folkbokföringsregistret (Skatteverket). För studieadministrativa ändamål uppdateras även uppgifter mot Centrala studiestödsnämnden (CSN). 

Stipendier

Ändamål: För att handlägga och administrera stipendier för presumtiva och härvarande studenter på Chalmers tekniska högskola.

Behandlingar: För beslut om och utbetalning tilldelning av stipendier behandlas uppgifter om en students för- och efternamn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, folkbokföringsadress, betyg, meriter, bankkonto- och cid-nummer. För studieavgiftsstipendier behandlas även passkopia som intygar medborgarskap, CV, personligt brev, arbetslivserfarenhet och språktester. 

Rättslig grund: Stipendier är en del av Chalmers utbildningsverksamhet och stöds av, artikel 6.1 e GDPR.

Lagringstid: Uppgifterna sparas i enlighet med gällande gallringsplan för Adlerbertska och Donationsstipendierna m.fl. i 10 år. Stipendier för 3:djeland studieavgift - de som inte tilldelats stipendium gallras efter 2 år. De som tilldelats stipendium gallras 10 år efter beslut fattats RA:MS 2017:39

Mottagare av uppgifter: Personuppgifter som samlas in för stipendieprocessen delas till enheter inom Chalmers, till masterprogramansvariga och stipendiesamordnare och till bidragsgivare.

Källan till uppgifterna: De personuppgifter som hanteras för studentadministration hämtas i huvudsak från Universitets- och högskolerådet (från antagning.se), Sveriges universitets och högskolors gemensamma system Ladok, och från studenten. 

Rättsliga skyldigheter

Ändamål: För att fullgöra de olika rättsliga förpliktelser Chalmers har med anledning av bedrivandet av utbildnings- och forskningsverksamhet.

Behandlingar: Som utbildningsinstitution har Chalmers lagliga skyldigheter att säkra att uppgifter om studenter, betyg och examina sparas. Chalmers har även enligt Högskolelagen och Högskoleförordningen skyldigheter att genomföra plagiatkontroll och examination. Betyg, närvaro och studierelaterade uppgifter sparas. För dessa uppgifter behandlar Chalmers för- och efternamn, personnummer och folkbokföringsadress. Uppgifter från studierna används även till att sammanställa anonym officiell statistik och upprätta rapporter till Universitets- och högskolerådet. 

Rättslig grund: Fullgörande av rättsliga förpliktelser för utbildningsverksamhet, artikel 6.1 c GDPR.

Lagringstid: Handlingar som omfattas av arkivskyldighet i sparas i enlighet med Riksarkivets föreskrifter.
Mottagare av uppgifter: Behandlade personuppgifter för detta ändamål överförs till statliga myndigheter såsom Skolverket, Centrala studiestödsnämnden (CSN), Statistiska Centralbyrån (SCB), Svenska Institutet, Universitetskanslersämbetet, Vetenskapsrådet (Verket för innovationssystem), myndigheter inom Sverige och EU för att handlägga ärenden om yrkesbehörighet och legitimationer, partnersuniversitet samt till andra högskolor i Sverige eller inom EU när vi kontrollerar din behörighet.

Källan till uppgifterna: De personuppgifter som hanteras för fullgörande av Chalmers rättsliga skyldigheter hämtas i huvudsak från Universitets- och högskolerådet (från antagning.se), Sveriges universitets och högskolors gemensamma system Ladok, relevanta myndigheter och från studenten. 

Uppföljning, utvärdering, utveckling och forskning

Ändamål: För att följa upp, utvärdera, utveckla genomförda kurser och utbildningar samt bedriva verksamhetsinriktade forskning och utveckling.

Behandlingar: Tidigare studenters insatser, resultat och utvärderingar från kurser/program kan komma att användas för att utveckla verksamheten vid Chalmers. Insamlade personuppgifter såsom för- och efternamn, personnummer och studieresultat används även för forskningsändamål. Behandlingen av uppgifterna om studenter sker internt och personuppgifterna publiceras inte utanför Chalmers organisation. Chalmers följer etikprövningsnämndens vägledning i sin forskningsverksamhet.

Rättslig grund: Utvecklingsverksamheten är en del i utbildningsverksamheten och stöds av artikel 6.1 e GDPR.

Lagringstid: Insamlade uppgifter för utvärdering och uppföljning behandlas så länge dessa de uppföljande åtgärderna pågår. Uppgifter som kommer att behandlas för forskningsändamål sparas under tiden forskningsinsatsen pågår. Chalmers tillhandahåller så långt det är möjligt information till de studenter vars uppgifter behandlas för forskningsändamål. Utifall denna informationsgivning inte är möjlig publicerar Chalmers information om pågående forsknings-/utvärderingsåtgärder.

Mottagare av uppgifter: Enheter inom Chalmers som arbetar med uppföljning, utvärdering och utveckling.
Källan till uppgifterna: De personuppgifter som hanteras för dessa uppföljande åtgärder hämtas i huvudsak från Universitets- och högskolerådet (från antagning.se), Sveriges universitets och högskolors gemensamma system Ladok, och från studenten.

Deltagare i forskningsstudie

Ändamål: För att genomföra, publicera, använda och utvärdera aktuellt forskningsprojekt.

Behandlingar: För Chalmers många forskningsprojekt behövs deltagare som bidrar med data, observationer och andra för forskningen relevanta uppgifter. Beroende av vilken forskning som bedrivs och dess ändamål kommer olika typer av personuppgifter att behandlas. Chalmers ger forskningsdeltagare separat information om förekommande behandlingar av personuppgifter. Förekommer behandling av känsliga personuppgifter (ex. uppgifter om hälsa, genetik eller biometriska uppgifter) föregås projektet av ansökan till och beslut av Etikprövningsmyndigheten. 

Rättslig grund: Forskningsstudier stödjer sig vanligen på fullgörande av uppgift av allmänt intresse, artikel 6.1 e GDPR. För projekt beroende av hantering av känsliga personuppgifter inhämtas samtycke och sådan behandlingen stöds då av artikel 9.2 a GDPR.

Lagringstid: Närmare information om processen kring insamling, om lagring, anonymisering och gallring beskrivs i den till forskningsstudien tillhörande personuppgiftsinformationen. 

Mottagare av uppgifter: Delningen av personuppgifter beror av forskningsstudiens upplägg och ändamål.
Källan till uppgifterna: Personuppgifternas ursprung beror av forskningsstudiens upplägg och ändamål.

Deltagare vid konferens eller evenemang

Ändamål: För att planera, genomföra och följa upp event eller konferenser Chalmers själva, eller tillsammans med andra, arrangerar.

Behandlingar: I samband med evenemang behandlar Chalmers eller annan för evenemanget ansvarig, för inbjudan, in deltagares för- och efternamn, företags-/verksamhetsnamn och kontaktuppgifter (företrädesvis arbetsmail). Under evenemanget kan personuppgifter komma att användas för administration av under evenemanget förekommande aktiviteter. Efter evenemang används kontaktuppgifter för att följa upp evenemang med förbättringsarbete och/eller upplysningar om kommande evenemang.

Rättslig grund: Behandlingar för evenemang stöd utav en intresseavvägning, artikel 6.1 f GDPR. Utskick görs till företags- och verksamhetsrepresentanter och privatpersoner och berörda personer ges i utskicken rätt att motsätta sig fortsatta inbjudningar. 

Lagringstid: Personuppgifter för inbjudan till evenemang sparas tills den registrerade motsätter sig fortsatt behandling. Uppgifter som samlats in särskilt för ett visst evenemang gallras, om inte den registrerade lämnat samtycke till annat, efter evenemanget.

Mottagare av uppgifter: Medarrangör kan för genomförandet av evenemanget motta deltagares kontaktuppgifter.
Källan till uppgifterna: Uppgifter kan för inbjudan till evenemang samlas in från medarrangörer, ur offentliga källor eller från deltagarens organisations publicerade kontaktinformation.

Besökare till universitetet

Ändamål: För att tillhandahålla resurser och bevilja tillgång till Chalmers lokaler vid besök.

Behandlingar: Chalmers erbjuder IT-resurser och WIFI för personer som gästar universitetet. För säker tilldelning av dessa resurser behandlar Chalmers uppgifter om besökarens namn, aktuell IT-resurs och anslutnings-ID. Gäster som stannar en längre period tilldelas passerkort vilket innebär behandling av namn och passerkortsnummer vid in- och utpassering i Chalmers lokaler. Insamlade personuppgifter om gäster kan även komma att behandlas i samband med intern eller extern revision och granskningar. 

Rättslig grund: Behandlingar för tillgång till lokaler och IT-resurser stöds på användaravtalet med besökaren, artikel 6.1 b GDPR. Övrig nödvändig behandling av besökares personuppgifter med anledning besöket görs med stöd av en intresseavvägning, artikel 6.1 f GDPR.

Lagringstid: Besökares personuppgifter gallras löpande.

Mottagare av uppgifter: Besökares personuppgifter hanteras i huvudsak inom Chalmers organisation. Vid fall av misskötsamheter/oegentligheter kan uppgifter komma att delas med behöriga myndigheter.
Källan till uppgifterna: Besökares personuppgifter samlas vanligen in direkt från besökaren.

Jobbsökande

Ändamål: För att attrahera nya medarbetare samt genomföra rekryteringsprocessen för anställning.

Behandlingar: Chalmers behandlar sökandes för- och efternamn, kontaktuppgifter från CV (mail, telefon, folkbokföringsadress) och de andra upplysningar sökanden uppger i sina ansökningsdokument. För verksamhetsutvecklande ändamål sammanställer Chalmers anonym statistik över inkomna ansökningar.
 
Rättslig grund: För fullgörande av det eventuellt förestående anställningsavtalet, artikel 6.1 b GDPR.

Lagringstid: Uppgifter ur jobbansökan behandlas under rekryteringsprocessen och sparas två år efter ansökan i enlighet med gällande gallringsplan. Namn på sökande sparas tillsvidare i Chalmers diarium. Vid ansökan till vissa projekt, ex. särskilda EU-projekt, har Chalmers rättsliga förpliktelser att spara personuppgifter fem år efter projekttidens slut. 

Mottagare av uppgifter: Chalmers kan komma att dela nödvändiga personuppgifter med andra aktörer som arbetar med rekryteringsprocessen, exempelvis med rekryteringsföretag, säkerhetsföretag och företag som administrerar anställningstester.

Källan till uppgifterna: Uppgifter om sökande inhämtas direkt från jobbsökanden. Kompletterande upplysningar kan även inhämtas från angivna referenser. För särskilda tjänster kan en bakgrundskontroll göras på slutkandidaten. Sådan kontroll sker alltid med den sökandes samtycke.

Låntagare vid bibliotek

Ändamål: För att administrera utlåning av böcker och annat biblioteksmaterial.


Behandlingar: Chalmers har behov av att behandla för- och efternamn och personnummer för att bevilja lån av böcker och annat biblioteksmaterial. Uppgifterna behöver Chalmers samla in för att veta vem som innehar vilket material, hantera efterkommande utlåningar och eventuella förseningar.

Rättslig grund: Behandlingar i biblioteksverksamhet utgör en uppgift av allmänt intresse, artikel 6.1 e GDPR. 

Lagringstid: Låntagarens uppgifter behandlas så länge låntagaren har aktiva lån. Låntagare med bibliotekskorts uppgifter sparas så länge bibliotekskortet är aktivt.

Mottagare av uppgifter: Uppgifter för utlåningsändamål hanteras inom Chalmers verksamheter.
Källan till uppgifterna: Chalmers inhämtar uppgifter om låntagare antingen direkt från låntagaren eller från sina interna register över studenter/doktorander/forskare/anställda.

Anbudsgivare och andra företagspartners

Ändamål: För att genomföra upphandlingar och möjliggöra kontakter med representanter för företag och andra verksamheter.

Behandlingar: Chalmers behandlar kontaktuppgifter till företagsrepresentanter för att möjliggöra en effektiv kommunikation med anledning av upphandlingsförfaranden och andra kontakter. 

Rättslig grund: Behandling med anledning av upphandling stöds på fullgörande av uppgift av allmänt intresse, artikel 6.1 e GDPR. Behandling av företagsrepresentanters personuppgifter i övrigt stöds av en intresseavvägning –  för att möjliggöra kommunikation med berörda parter, artikel 6.1 f GDPR.

Lagringstid: Personuppgifter behandlas den tid det är nödvändigt sett till förevarande upphandlingsförfarande. Kontaktuppgifter om företagspartners behandlas i den utsträckning det behövs för parternas mellanhavanden.

Mottagare av uppgifter: Insamlade personuppgifter med anledning av upphandling hanteras under upphandlingsförfarandet med absolut sekretess. Efter tilldelningsbeslut kan anbudshandlingarna komma att begäras ut som allmän handling. Uppgifter i handlingarna kan efter sekretessprövning komma allmänheten till del. 
Källan till uppgifterna: Personuppgifter inkommer vanligen direkt från registrerade. Uppgifter om företagspartners kan även förmedlas från andra verksamheter Chalmers har kontakt med eller inhämtas direkt från en verksamhets publicerade kontaktinformation.

Alumner

Ändamål: För att stimulera lärande hos tidigare studenter, följa upp och utveckla Chalmers verksamhet samt bibehålla kontakten med och erbjuda karriärstimulerande, sociala och professionella nätverksträffar för tidigare studenter vid Chalmers. 

Behandlingar: Chalmers behandlar alumners för- och efternamn, personnummer, kontaktinformation, önskade kontaktvägar med Chalmers samt examensprogram och år. Dessa uppgifter används till att informera om händelser som inträffar i Chalmers verksamhet, hålla kontakten med alumner efter avslutade studier och kvalitetsuppföljning. 

Rättslig grund: Behandlingen görs med stöd av en intresseavvägning, artikel 6.1 f GDPR. Vill alumn inte längre motta utskick har denne rätt att avregistrera sig. Behandlingar avseende kvalitetsuppföljning av utbildning görs med stöd av allmänt intresse, artikel 6.1 e GDPR.  

Lagringstid: Personuppgifter nödvändiga för Chalmers alumniverksamhet behandlas från examen till dess alumnen avregistrerar sig.

Mottagare av uppgifter: Uppgifter om alumner hanteras av Chalmers, vid behov av konferensarrangör och även ibland av Chalmers samarbetspartners för alumniverksamhet. Uppföljningen av alumner lämnas till Universitetskanslerämbetet (UKÄ) inom ramen för deras uppföljningsuppdrag.

Källan till uppgifterna: Personuppgifter för Chalmers alumniverksamhet utgörs av personuppgifter från Universitets- och högskolerådet (från antagning.se), från Sveriges universitets och högskolors gemensamma system Ladok (nationellt system och från alumnen. Uppgifterna uppdateras regelbundet mot folkbokföringsregistret (Skatteverket) och i kontakter med alumnen. 

Donationer 

Ändamål: För att hantera de donationer som görs till Chalmers.

Behandlingar: Chalmers behandlar inkomna konto- och kontaktuppgifter för att möjliggöra donationer till universitetet. 

Rättslig grund: Behandling av personuppgifter för donationer stödjs på fullgörande av avtal, artikel 6.1 b GDPR.

Lagringstid: Uppgifterna sparas för ytterligare kontakter med donator om inte donatorn motsätter sig fortsatta kontakter. Personuppgifter nödvändiga för Chalmers bokföring sparas i enlighet med bokföringslagens bestämmelser minst 7 år efter donationstillfället.

Mottagare av uppgifter: Personuppgifter hanteras inom Chalmers organisation. 

Källan till uppgifterna: Insamling sker direkt från kontakter med den registrerade. 

I kontakter med universitetet

Allmänna frågor och e-post

Ändamål: För att hantera frågor och begäran som görs till Chalmers.

Behandlingar: Chalmers behandlar inkomna kontaktuppgifter för att möjliggöra kommunikation och återkoppling till person som kontaktar universitetet. 

Rättslig grund: Besvarande av frågor och begäran för utförande av Chalmers utbildnings- och forskningsverksamhet stöds på fullgörande av uppgift av allmänt intresse, artikel 6.1 e GDPR.

Lagringstid: Personuppgifter behandlas under den tid som krävs för att besvara frågan/begäran.

Mottagare av uppgifter: Personuppgifter hanteras som utgångspunkt inom Chalmers organisation. 

Källan till uppgifterna: Insamling sker direkt från kontakter med den registrerade. 

Nyhetsbrev

Ändamål: Administrera nyhetsbrev

Behandlingar: För- och efternamn, e-postadress, ibland även företagstillhörighet

Rättslig grund: När du anmäler dig till ett nyhetsbrev stödjer vi oss på samtycke 6.1 a GDPR.

Lagringstid: Personuppgifter till dess individen avregistrerar sig från utskicket. 

Mottagare av uppgifter: Personuppgifter hanteras som utgångspunkt inom Chalmers organisation. 

Källan till uppgifterna: Insamling sker direkt från kontakter med den registrerade. 



Publicerad: on 26 feb 2020.