Behandling av personuppgifter

Här finns information om hur personuppgifter, som samlats in av Chalmers tekniska högskola, behandlas vid universitetet. Universitetet följer dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR). 

Chalmers tekniska högskola är ansvarig för all behandling av personuppgifter inom dess verksamhet. Den här webbsidan förklarar hur dina personuppgifter behandlas inom Chalmers tekniska högskola.
  • Vad gör universitetet med personuppgifter?
  • Vilka personuppgifter samlar universitetet in?
  • Hur skyddas dina personuppgifter?
  • Vem kan komma att ta del av dina personuppgifter?
  • Hur länge sparar universitetet personuppgifter?
  • Rättigheter enligt dataskyddsförordningen
  • Data till land utanför EU/EES

Chalmers tekniska högskola behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679, se länk nedan. Dessa regler kallas nedan för dataskyddsförordningen, även känd som GDPR.

Vad gör Chalmers tekniska högskola med personuppgifter?

Universitetet behandlar personuppgifter för att uppfylla vårt uppdrag som universitet, dvs. att tillhandahålla forskning och utbildning, samt samverka med samhället. Vi gör det också för att granska och utveckla vår verksamhet och för att följa svensk lag.

All behandling av personuppgifter inom universitetet sker för att i något led främja dessa ändamål. Behandlingen måste även ha rättslig grund. Endast de personuppgifter som behövs för ändamålet ska behandlas.
Mer detaljerad information om hur just dina personuppgifter behandlas får du som medarbetare, student eller utomstående intressent via din kontaktperson, kursledare, chef eller forskningsledare vid universitetet. Upplever du att du inte har fått information från dem kan du kontakta Chalmers tekniska högskolas dataskyddsombud, se kontaktuppgifterna längst ner på sidan.

Vilka personuppgifter samlar Chalmers tekniska högskola in?

Vid universitetet finns det olika anledningar till att vi behandlar dina personuppgifter. De vanligaste anledningarna är att du är student, forskare, deltagare i en studie, anställd, låntagare på Chalmers bibliotek, deltagare i en konferens eller annat evenemang, om du söker en tjänst, eller om du av annan anledning har kontaktat eller samarbetar med universitetet.

Den mesta av denna information samlar vi in direkt från dig. I vissa fall samlar vi även in uppgifter från andra källor, exempelvis Skatteverket eller Centrala studiestödsnämnden. Varför detta görs informerar vi om i det enskilda fallet. Vilken information vi behandlar beror på anledningen till att vi behandlar dina personuppgifter, men det kan vara fråga om bland annat följande:
  • Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-post. Personnummer behandlas när det behövs för att säkert kunna fastställa din identitet eller för att samordna dina uppgifter mellan system för att säkerställa enhetlighet i informationen om dig.
  • Bank- och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.
  • Personuppgifter som inhämtats inom ramen för deltagande i en forskningsstudie.
  • Information om studieresultat och annan information om dina studier vid Chalmers tekniska högskola.
  • Information om hur du använder våra webbplatser, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via s.k. cookies.
  • Information vid deltagande i konferenser eller kurser.
  • Personuppgifter som behövs vid anställning eller om du söker en tjänst.
  • Information som behövs för att bedriva biblioteksverksamhet, exempelvis utfärda lånekort, administrera lån eller ta emot beställningar av material.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Chalmers tekniska högskola ska se till att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska vara sådana att de säkerhetsställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att kopia på behandlingen tas.

Vem kan komma att ta del av dina personuppgifter?

Mycket av den information som finns vid Chalmers tekniska högskola utgör allmänna handlingar. Om dina personuppgifter finns i en allmän handling, kan alla som begär ut den allmänna handlingen ta del av dina personuppgifter, om inte sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) hindrar detta.
Utöver detta kan dina uppgifter lämnas ut till Chalmers tekniska högskolas samarbetspartners inom forskningsprojekt, till leverantörer eller till andra parter som behöver ta del av dem till följd av avtal mellan Chalmers tekniska högskola och dig, på grund av en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse som universitetet har.

En uppgift av allmänt intresse är en uppgift som Chalmers tekniska högskola måste uppfylla enligt lag eller beslut med stöd i lag.

Vid överföring till annan part vidtar Chalmers tekniska högskola alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter. Universitetet kommer inte att överlämna personuppgifter till andra parter utan rättsligt stöd.

Hur länge sparar Chalmers tekniska högskola personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som ändamålet med behandlingen kräver, eller så länge som krävs i lag. Personuppgifter om anställda behandlas i den utsträckning som är nödvändig för att administrera anställningsförhållandet samt uppfylla olika lagkrav. Utlämnande av uppgifter kan ske till tredje part såsom vid rapportering av skatter och sociala avgifter. Utlämnande sker bl.a. till Skatteverket, SCB, Arbetsgivarverket, Försäkringskassan, UKÄ, SPV och fackföreningar.

Behandling av uppgifter om dig som student förekommer då den är nödvändig för att Chalmers tekniska högskola ska kunna genomföra och verifiera utbildningen samt uppfylla lagkrav såsom rapporteringsskyldighet. 
Om du är deltagare i en studie behandlar vi dina personuppgifter så länge som det behövs för att säkerställa forskningens kvalitet.

Vad gäller allmänna handlingar hanteras personuppgifter i dessa i enlighet med vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningen (1949:105), arkivlagen (1990:782) samt Riksarkivets föreskrifter. I många fall innebär detta att dina personuppgifter kan komma att sparas i mellan fem år och för all framtid i Chalmers tekniska högskolas arkiv.

Data till utanför EU/EES

Chalmers tekniska högskola kan komma att föra över personuppgifter till tredje land utanför EU/EES, framför allt när det gäller internationella forskningsprojekt eller t.ex. utbytesstudier. Universitetet kommer då att vidta alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att uppnå en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter. 

Rättigheter enligt dataskyddsförordningen

Dataskyddsförordningen ger dig som enskild ett antal rättigheter mot Chalmers tekniska högskola:

Rätten till tillgång

Du har rätt att begära svar på om Chalmers tekniska högskola behandlar personuppgifter om dig, och att få en kostnadsfri kopia av de personuppgifter som behandlas. I samband med en sådan begäran lämnar universitetet även ytterligare information om behandlingen, som dess ändamål, kategorier av personuppgifter som behandlas, förutsedd lagringstid m.m.

Rätten till rättelse

Du har rätt att begära att få dina personuppgifter hos Chalmers tekniska högskola rättade om de är felaktiga. Du kan exempelvis göra detta med ett kompletterande utlåtande till din kontaktperson, kursledare, chef eller forskningsledare vid universitetet. Chalmers tekniska högskola är skyldiga att rätta dina personuppgifter utan onödigt dröjsmål. Universitetet är inte skyldiga att rätta dina uppgifter om de endast behandlas för att dokumentera färdigställd forskning.

Rätten till radering (”rätten att bli glömd”)

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade ur Chalmers tekniska högskolas system, om personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för. Detta kan till exempel vara fallet om du hoppar av din utbildning innan du har tagit några poäng och vill att vi tar bort dina personuppgifter.
Det kan finnas bestämmelser som kräver att Chalmers tekniska högskola inte raderar dina uppgifter, exempelvis reglerna om allmänna handlingar eller om dokumentation av forskning eller studier. 

Om Chalmers tekniska högskola inte kan radera dina uppgifter av rättsliga skäl, kommer vi att begränsa behandlingen av dina uppgifter till att endast omfatta det som krävs för att uppfylla universitetets skyldigheter.

Rätten till begränsning av dina personuppgifter

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att vi ser till att vi bara behandlar dina personuppgifter för vissa specifika ändamål. Chalmers tekniska högskola kommer att begränsa behandlingen i följande fall:
  • Om du hävdar att personuppgifterna inte är korrekta och universitetet behöver tid att kontrollera uppgifternas riktighet.
  • Chalmers tekniska högskola inte längre behöver uppgifterna, men du begär att vi fortsätter lagra dem för att du behöver dem för att ta vara på rättsliga anspråk.
  • Om du invänder mot behandling som utförs av Chalmers tekniska högskola. Behandlingen begränsas i så fall till dess att en avvägning har gjorts mellan dina skäl för invändningen och universitetets tvingande berättigade skäl.
  • Om du anser att vi ska radera personuppgifterna, men vi inte kan göra detta av någon anledning.

Rätten att invända mot behandling

Du har rätt att göra invändningar mot Chalmers tekniska högskolas behandling av dina personuppgifter i vissa fall, exempelvis inom forskning eller utbildningsverksamhet. Universitetet kommer då att upphöra med behandlingen om vi inte har tvingande skäl till att fortsätta med den, eller om behandlingen krävs för att ta tillvara universitetets rättsliga anspråk.

Studenter

Vi behandlar dina personuppgifter för att:
  • säkra att uppgifter om sökande till utbildning, genomgångna studier, betyg över utbildningar och examina bevaras
  • genomföra examination och plagiatkontroll
  • registrera betyg, närvaro och andra uppgifter om genomgångna studier 
  • du ska kunna arbeta med lärare och andra studenter inom en kurs eller program
  • visa rätt kursinformation på studentwebben
  • tilldela relevanta resurser, lokaler och material till studenter
  • tillhandahålla studie- och karriärvägledning
  • skapa underlag för uppföljning och utvärdering av vår utbildning
  • besluta om antagning av studenter
  • kunna kommunicera med dig som är student
  • besluta om anmälningsavgift och studieavgift
  • skapa officiell statistik och rapportera den
  • hantera avstängning av studieavgiftsskyldiga studenter
  • utreda och hantera disciplinärenden
  • tilldela relevanta stödåtgärder
  • hantera utbyten med utländska lärosäten och resebidrag
  • hantera ansökningar om tentamen på annan ort
  • möjliggöra forskning.

Vi kommer även att behandla dina personuppgifter på de sätt som krävs för att universitetet ska kunna följa lagregler kring allmänna handlingar och arkiv.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

Vi får i första hand personuppgifter om dig från antagning.se som hanteras av Universitets- och högskolerådet. I vissa fall får vi personuppgifter från andra lärosäten om du har studerat där tidigare.

Utöver det har vi de personuppgifter som vi får från dig eller som skapas om dig på grund av din utbildning hos oss. Vi uppdaterar dina uppgifter mot folkbokföringen för att se till att dina uppgifter är aktuella och relevanta.

Rättslig grund

När vi behandlar dina personuppgifter gör vi det för att vi ska kunna uppfylla vårt uppdrag som universitet eller för att följa olika lagar. Vi behandlar alltså dina personuppgifter för att uppfylla en uppgift av allmänt intresse, som ett led i vår myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse. I vissa fall ber vi om ditt samtycke till detta, till exempel när det gäller överföring av dina personuppgifter utanför EU för att du ska kunna åka på utbytesstudier.

Överföring av personuppgifter

Vi överför dina personuppgifter till andra organisationer i vissa fall, till exempel till
  • andra högskolor, i Sverige eller inom EU, till exempel när du vill tillgodoräkna dig kurser eller när vi kontrollerar din behörighet
  • CSN, när de behöver uppgifterna för att bevilja eller betala ut studiestöd
  • Universitets- och högskolerådet genom antagning.se
  • SCB för att skapa officiell statistik
  • andra myndigheter inom Sverige eller EU, för att handlägga ärenden om yrkesbehörigheter och legitimationer
  • partneruniversitet
  • studentkåren
  • Vetenskapsrådet, Verket för innovationssystem
  • Svenska institutet
  • Universitetskanslersämbetet.

Internationell överföring

Om du ansöker om utbytesstudier, ansöker om tentamen på annan ort eller samarbetar med en organisation utanför EU/EES överför vi personuppgifter till den organisationen. Vi överför även dina personuppgifter till olika tjänsteleverantörer, till exempel Canvas. Om deras servrar ligger utanför EU/EES ser vi till att vidta alla relevanta säkerhetsåtgärder för att dina uppgifter ska hanteras på ett korrekt och säkert sätt.
 

Frågor

Om du har frågor om dataskydd kan du alltid kontakta din kontaktperson vid Chalmers tekniska högskola, den ansvariga för ett projekt eller en kurs. Chalmers tekniska högskolas dataskyddsombud som nås via dataskydd@chalmers.se eller tel. 031-772 1000.

Förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG


​​​

Publicerad: må 01 jul 2019.