Flexibla aktivitetsbaserade kontor saknar personliga arbetsstationer, och är istället utformade så att man ska kunna välja en lämplig plats utifrån den aktivitet man just utför. Anledningen till den ökade förekomsten av aktivitetsbaserade kontor kan vara allt från att man vill öka produktiviteten till att sänka lokalkostnader och energiförbrukning. Forskning från Chalmers visar nu att det finns ett antal faktorer som man behöver arbeta med för att den här typen av arbetsplats ska fungera över tid.
Tidigare forskning har visat att införandet av flexibla aktivitetsbaseradekontor inte alltid är helt problemfritt. Många upplever att det finns svårigheter att hitta andra medarbetare, att man struntar i regler, det skapas inofficiellt ägarskap över vissa arbetsstationer och tidsförluster på grund av att man behöver skifta plats oftare. En del kan till och med överväga att byta jobb på grund av vantrivsel.
Men resultaten är inte entydiga utan det finns studier som också visar på positiva effekter när det gäller upplevd prestation. Upplevelsen kan också ändras efterhand och tidiga positiva upplevelser kan avta när den första nyfikenheten har lagt sig.
Maral Babapour, forskare på avdelningen Design & Human Factors, har undersökt hur anställda och organisationer anpassar sig till flexibla aktivitetsbaserade kontor över tid. Maral har genom två fall-studier hittat orsaker som både kan bekräfta, men också förklara, tidigare motstridiga resultat av långsiktiga konsekvenser av flexibla aktivitetsbaserade kontor.
Gemensamma anpassningar är avgörande
– Det som tydligast framkom, i en jämförelse mellan de två fallen jag studerat, var hur avgörande gemensamma anpassningar av det aktivitetsbaserade kontoret var. Genom det så skapas det en känsla av ägandeskap över arbetsplatsen. Det är också nödvändigt att arbeta systematiskt med feedback från medarbetare för att kunna åtgärda störningar.
Flexibelt kontorI det ena fallet fanns det inte någon systematik, utan endast enstaka möten, för att ta tillvara på medarbetarna synpunkter om problem. Personalen kände att man hade liten eller ingen möjlighet att påverka arbetsplatsens utformning. Det ledde till en känsla av resignation och det skapades också långvariga arbetsmiljöproblem hos de flesta som deltog i undersökningen .
– I kontrast så kunde vi se att i det andra fallet där personalen haft stort inflytande över utformningen så ökade också nöjdheten över tid. Till och med prestation upplevdes ha fått en positiv inverkan, säger Maral Babapour.
I det fallet där nöjdheten ökade så arbetade linjechefer och processteam med att utveckla rutiner för att förbättra användandet av det flexibla aktivitetsbaserade kontoret. Man initierade och engagerade sig också i utvärderingar och förbättringar av arbetsmiljön. Det infördes ett forum med representanter från både ledning och personal som träffades månadsvis för att diskutera förbättringar. Det fanns även en helpdesk för att kunna åtgärda snabbare problem som till exempel saknad utrustning. Med utgångspunkt från den input man fick så modifierade man arbetsplatsen för att anpassa den till personalens behov.
– Flexibla aktivitetsbaserade kontor har fördelar, men det finns också risker. För att lyckas så krävs det att man etablerar en kontinuerlig, proaktiv och inkluderande process. Både när det gäller att adressera arbetsmiljöproblem och att skapa en känsla av gemensamt ägande över arbetsplatsen, menar Maral Babapour.
Vetenskaplig artikel
- Adj universitetslektor, Industri- och materialvetenskap