(Beslutad 2008-02-25, C 2008/154)
Riktlinjer för kommunikation anger Chalmers förhållningssätt samt övergripande principer för intern och extern kommunikation.
1. Chalmers syn på kommunikation
Chalmers interna och externa kommunikation ska bidra till att förvalta och stärka Chalmers namn och varumärke. Kommunikationen ska ge en enhetlig och tydlig bild av Chalmers och ska spegla verksamhetens mål, vision och värderingar.
Chalmers informations- och kommunikationsverksamhet ska kännetecknas av att den är:
- Öppen – gränsöverskridande samt ge möjlighet till insyn och delaktighet
- Tillgänglig – lätt att nå och att förstå
- Aktuell – på dagordningen, nu gällande, uppdaterad
- Korrekt – sann, nyanserad och saklig
- Anpassad – vad gäller innehåll, målgrupp, kanal och omfång
Med kommunikation avses den process som innebär utbyte av information. Information är innehållet i kommunikationen, dvs det budskap som kommuniceras.
2. Grundläggande principer
De kommunikationskanaler som används inom Chalmers ska samverka och förstärka varandra. Kommunikationsinsatser ska planeras och genomföras på ett professionellt sätt. Kommunikationsplaner kan med fördel användas inför genomförandet. Större insatser bör följas upp och utvärderas.
Utformningen av all tryckt och elektroniskt publicerad information från Chalmers ska ha ett enhetligt utseende där avsändaren är tydlig. Det ska klart framgå att informationen kommer från Chalmers. Chalmers grafiska profilprogram ska därför användas.
3. Intern kommunikation
Den interna kommunikationen är ett verktyg för att förankra Chalmers utbildnings- och forskningsuppdrag, styra organisationens sätt att agera och förbättra Chalmers effektivitet. Via medarbetare och studenter nås och rekryteras grupper utanför högskolan och våra studenter och medarbetare fungerar som ambassadörer för Chalmers.
Mål
Den interna kommunikationen ska:
- skapa medvetenhet och engagemang kring Chalmers vision, strategi och verksamhet och därmed bidra till att Chalmers uppnår sina verksamhetsmål.
- bidra till att skapa möjlighet till dialog och ökad samverkan.
- underlätta det dagliga arbetet samt bidra till motivation, engagemang och samhörighet hos medarbetarna.
- bidra till att skapa tillit till Chalmers och Chalmers verksamhet.
Målgrupper - aktörer
Målgrupper för den interna kommunikationen är (ej prioritetsordning):
- Ledning
- Prefekter/chefer
- Medarbetare
- Studenter
Eftersom kommunikation är en process där vi utbyter information med varandra blir dessa målgrupper även aktörer i den interna kommunikationen. Utgångspunkten är att alla har ett ansvar att bidra till en god kommunikation genom att inhämta, förmedla och söka den information som krävs för att verksamheten ska fungera.
4. Extern kommunikation
Den externa kommunikationen är den kommunikation som sker med målgrupper och intressenter utanför Chalmers, såväl nationellt som internationellt. Med denna kommunikation profilerar och synliggör vi Chalmers och dess verksamhet. En viktig del i den externa kommunikationsverksamheten är studentrekryteringsarbetet.
Så långt det är möjligt ska den externa kommunikationen föregås av intern kommunikation och förankring.
Mål
Den externa kommunikationen ska:
- bidra till att Chalmers uppfattas som ett internationellt konkurrenskraftigt tekniskt universitet med starka utbildnings- och forskningsområden.
- bidra till att skapa förtroende för Chalmers verksamhet och att utveckla goda relationer och samarbeten med omvärlden.
- bidra till att Chalmers uppfattas som en attraktiv plats för studenter, forskare och andra anställda samt för verksamhetens olika intressenter.
Målgrupper
Följande målgrupper prioriteras i den externa kommunikationen (ej prioritetsordning):
- Tänkbara studenter – alla som kan bli studenter vid Chalmers
- Tidigare studenter/alumner – alla som varit studenter vid Chalmers
- Anslagsgivare/finansiärer – Svenska staten, EU, utbildningsdepartementet, forskningsråd, stiftelser
- Politiker – vilka påverkar Chalmers förutsättningar
- Media/opinionsbildare – regionalt, nationellt och internationellt
- Samarbetspartners – företag, myndigheter, organisationer, andra högskolor, skolor mm
- Allmänheten – alla som har intresse av att följa verksamheten
Kommunikation med media
Kommunikation med media är av särskild betydelse. Media vidareförmedlar information och har stort inflytande på opinionen. Det är därför viktigt att Chalmers når ut med rätt budskap och att risken för missförstånd och felaktig information minimeras. Vid kontakterna med media är en genomtänkt mediastrategi och stor öppenhet att föredra så långt det är möjligt.
Sponsring
Sponsring är ett samarbete där båda parter tillförs ett värde som är till ömsesidig nytta. Sponsringsinsatser ska syfta till att stärka varumärket Chalmers genom att Chalmers syns i sammanhang som förknippas med Chalmers profil och insatserna ska alltid ha ett tydligt mål och vara möjliga att utvärdera. Beslut om sponsring som lämnas av Chalmers ska upprättas skriftligen. Vid erhållande av sponsring skall alltid skriftligt avtal upprättas.
Se vidare i ”Föreskrifter avseende sponsring” (Internt dokument)
5. Kriskommunikation
Arbetet med intern och extern kommunikation i krissituation sker ofta under stark press, såväl tidsmässig som psykisk. Det är därför särskilt viktigt att vara väl förberedd när en eventuell krishändelse inträffar. Informationen till de berörda målgrupperna ska vara samstämmig och innehålla korrekta uppgifter. Ansvar och roller i arbetet ska vara definierade. Med krishändelse menas exempelvis brand, läckage av kemikalier, skadegörelse, sabotage, inbrott, olycksfall och hot.
För kommunikation i krissituation finns en särskilt upprättad ordning i ”Om något oförutsett händer” .
6. Kommunikationsansvar
Alla medarbetare vid Chalmers har ett kommunikationsansvar.
Varje medarbetare vid Chalmers har ett ansvar att
- inhämta, förmedla och söka den information som krävs för verksamhetens genomförande.
- bidra till öppenhet och delaktighet genom kommunikation med kollegor, chefer, studenter och externa grupper.
- vara en god och professionell ambassadör för Chalmers.
Rektor/VD är ytterst ansvarig för informationsverksamheten och för att kommunikation inom Chalmers främjas. Rektor är talesman gentemot media och andra intressenter vad gäller övergripande policy- och strategiska frågor. Rektor ansvarar också för att kommunikation används som strategiskt verktyg i Chalmers utveckling och för att nå verksamhetsmålen.
Vicerektor ansvarar för den övergripande kommunikationen inom sitt ansvarsområde.
Prefekter, avdelningschefer eller motsvarande ansvarar för informationsverksamhet och för att kommunikation främjas inom den egna institutionen eller enheten samt för att kommunikationspolicy och grafisk manual följs. Kommunikation är en del av ledarskapet. Prefekten/avdelningschefer är talesmän gentemot media i frågor som rör den egna verksamheten.
Forskare och lärare ansvarar för att kommunicera om sin verksamhet internt och till externa grupper inom ramen för samverkansuppgiften. Forskare och lärare ska även finnas tillgängliga för att svara på frågor från massmedia kring den egna forskningen eller utbildningen.
Kommunikationsdirektören ansvarar tillsammans med övriga medarbetare på Kommunikation och marknad för att planera, samordna och driva Chalmers övergripande interna och externa kommunikation och profilering. Verksamheten ska stödja ledning och verksamhet i kommunikationsfrågor.
Informationsdirektören ansvarar också för att Chalmers profil förmedlas på ett korrekt sätt och att ett profilprogram finns tillgängligt och kan användas.
Informationsdirektören är huvudansvarig talesman gentemot media och ska också verka för att Chalmers har goda och väl fungerande kontakter med massmedia.
Institutionernas informatörer ansvarar för att ge professionellt stöd vid den egna institutionen i kommunikationsfrågor internt och externt.
Studentrepresentanter i Chalmers olika organ ansvarar för att förmedla relevant information till den grupp de representerar. Frågor från media som rör studentkåren och dess verksamhet besvaras i första hand av representanter för studentkåren.
7. Rättsliga aspekter
Chalmers kommunikationspolicy är ett verksamhetsdokument vid Chalmers, vilket innebär att det är ett internt dokument som är underordnat lagar och förordningar tillämpbara på såväl intern som extern kommunikation.
Chalmers jämställs med en myndighet vad gäller tillämpning av offentlighetsprincipen och sekretesslagen. Vissa grundlagar såsom Regeringsformen, Yttrandefrihetsgrundlagen och Tryckfrihetsförordningen reglerar allas rätt till åsiktsfrihet, yttrandefrihet och informationsfrihet.
Kommunikationen och dess innehåll påverkas dessutom bl a av upphovsrättslagstiftningen, personuppgiftslagen, jämställdhetslagen, lagen om likabehandling av studenter och lagen om medbestämmande i arbetslivet.