Administration och Service är Chalmers organisation för stabs- och utredningsstöd till ledningen, gemensam administration och service till institutioner och andra enheter. Verksamheten är organiserad i 9 avdelningar. En närmare beskrivning av verksamheten finns under respektive avdelning. Två avdelningar, Serviceavdelningen och avdelningen för IT-service, finansieras genom avgifter.
Kontaktpersoner på respektive avdelning återfinns nedan. Om du inte hittar den person du söker nedan kan du söka efter medarbetare eller kontakta växeln på telefon 031-772 10 00.
Ledning
Rolf Almelund, Chief Process Officer
tel 031-7722602
Kansli
Kansliet har följande uppgifter
- Planering och uppföljning av verksamheten inom Administration och Service
- Internt ledningsstöd
- Beställare av IT och service
- Allmänjuridik, förvaltningsrätt, kontraktsrätt
- Arkiv och Registratur
Personal på Kansli
Student- och utbildningsavdelningen
Avdelningen arbetar med
- Registrering, kursval, intyg, information
- Studievägledning
- Internationell vägledning
- Antagning
- Studiedokumentation (Ladok)
- Ansvar för dokumentation av utbildningsutbud (Studieportalen) inkl administrativt stöd till lärare och studenter
- Examina
- Regelverk och verksamhetsdokument för grundutbildningen.
- Utbildningsstatistik/uppföljning och uppgifter till externa och interna avnämare
- Utveckling av studieadministrativa processer/stöd
- Systemägare till Ladok, Studieportalen
Avdelningschef: Gunilla Walther
Personal på Student- och utbildningsavdelningen
Planering, analys och ekonomi
Avdelningen arbetar med
- Redovisning
- Ekonomisystem
- Skatt- och momsfrågor
- Fakturahantering inklusive in- och utbetalningar
- Upphandling och inköp
- Affärsjuridik
- Ekonomistöd till centra
- Strategiska forsknings- och utbildningsfrågor
- Stabsstöd, beredning och handläggning av ärenden till ledningen
- Verksamhetsplanering och ekonomisk planering
- Planering infrastruktur: lokaler och IT
- Uppföljning (verksamhetsmässig och ekonomisk)
- Kvalitetsfrågor (inkl utvärderingar)
- Chalmers stiftelse
- Kontakter med forskningsfinansiärer på administrativ nivå
- Stöd vid ansökningar om medel för forskning m m hos externa anslagsgivare inklusive EU
- Internationella avtal och nätverk för grundutbildningen
- Handläggning av remisser och andra ärenden inom forskning och utbildning
- Metod- och processansvar för planerings- och uppföljningsfrågor
Tf. Avdelningschef: Linda Vidén Ljungars
Personal på Planering, analys och ekonomi
Avdelningen för IT-styrning
Avdelningen för IT-styrning ansvarar för Chalmers IT-verksamhet. I uppgifterna ingår:
- Tillhandahålla IT-tjänster till en rimlig kostnad
- Beställare och förvaltare av Chalmersgemensamma IT-tjänster
- Informationsäkerhetsansvar
- Analysera verksamhetens behov av IT-tjänster och verktyg
- Utforma IT-strategi, policys, riktlinjer och användarregler
Avdelningen tillhör Administration och service men CIO rapporterar till rektor i strategiska frågor och informationssäkerhet och till den administrativa direktören i övriga frågor.
Personal på IT-styrning
IT-service
Avdelningen tillhandahåller service inom Chalmers båda campus, inom följande områden:
- Drift av gemensamma system
- Nät
- Telefoni
- HelpDesk
- Drift/support datorarbetsplatser
Kommunikation och marknad
Avdelningen Kommunikation och marknad har i uppdrag att bidra till att målen för Chalmers uppnås och att visionen ”Chalmers för en hållbar framtid” blir känd såväl inom som utanför högskolan. En viktig del av uppdraget är att skapa enhetlighet i Chalmers interna och externa kommunikation där såväl budskap som avsändare är tydliga. Uppdraget är både strategiskt och operativt och baseras på verksamhetens och ledningens behov.
Avdelningens huvuduppdrag är:
- övergripande kommunikationsplanering
- vård och utveckling av Chalmers identitet, image och profil; vårt varumärke
- kontakter och relationer med media
- marknadskommunikation och studentrekrytering
- kontakter och relationer med alumner
- samordning och utveckling av fundraising
- att underlätta och skapa förutsättningar för internkommunikation med anställda och studenter
- rådgivning och stöd i kommunikationsfrågor
HR-avdelningen
HR-avdelningen arbetar med
- Metodutveckling, rådgivning och stöd i personalfrågor som rekrytering, introduktion, lönesättning, kompetensunderhåll, pensionsfrågor, kompetensutveckling, omplacering och avveckling
- Verksamhetsutveckling/ledarutveckling
- Personalplanering
- Arbetsmiljöfrågor, jämställdhetsfrågor och miljöfrågor
- Samverkan med de fackliga organisationerna
- Löne- och reseräkningsservice
- Säkerhetsfrågor
- Mångfaldsfrågor
- Anställningskommitté
HR-avdelningen är systemägare för personalsystemet Primula och reseräkningssystemet Tur & Retur.
Serviceavdelningen
Serviceavdelningen svarar för service, konsultation och rådgivning inom bland annat nedanstående områden.